Les logiciels de gestion de la maintenance (GMAO), aussi appelés logiciels de gestion des installations (Facility Management Software) permettent aux entreprises et aux administrations de gérer l’ensemble des réparations et de la maintenance grâce à un tableau de bord, accessible à tout moment, depuis un navigateur internet. Les GMAO telles que Yuman.io sont conçues pour aider les entreprises à gagner du temps et de l’argent en gérant correctement leurs bâtiments, leurs actifs et en communiquant avec leurs occupants de manière plus efficace et plus efficiente.

Grâce à une plate-forme de suivi des installations moderne et fiable, les gestionnaires d’installations multi-sites peuvent effectuer l’ensemble des actions liées à la maintenance et à la réparation continues de manière digitale, notamment :

  • la gestion des actifs, 
  • l’exécution des bons de travail, 
  • la programmation de la maintenance préventive, 
  • la facturation des interventions, 
  • l’approvisionnement, 
  • la gestion du stock,
  • l’analyse des données

Un logiciel de GMAO efficace permet aux entreprises de suivre de manière adéquate l’utilisation de l’espace, d’analyser les modèles de dépenses au fil du temps, d’augmenter l’efficacité énergétique des bâtiments et de réduire les coûts, tout en améliorant les communications avec les fournisseurs de services et les parties prenantes internes.

Principaux avantages des logiciels de gestion des installations / GMAO

Une plate-forme web et mobile permettra d’assurer les actions de maintenance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 depuis n’importe quel lieu, en fournissant des indications stratégiques sur les opérations de maintenance, leur coût et l’affectation des ressources. Parmi les principaux avantages des GMAO, citons une meilleure visibilité de la gestion des bons de travail, un accès accru aux données relatives aux installations et la simplification de la facturation. 

Gestion des réparations et de la maintenance

La responsabilité première de toute équipe de FM est de maintenir les actifs dans des conditions de fonctionnement optimales, ce qui implique une planification proactive des réparations ou de la maintenance nécessaires. Un logiciel de GMAO approprié permet de soumettre facilement des bons de travail en cours de route, de suivre leur état et de s’assurer de leur bonne exécution. 

Gestion des actifs et des équipements

Tous les actifs, les équipements et leurs emplacements, ainsi que l’historique des travaux et les actions de maintenance, peuvent être stockés sur la GMAO. Cela simplifie le marquage, la gestion et le suivi des garanties des équipements, des inspections obligatoires et de la maintenance planifiée.

Maintenance préventive et programmée

La maintenance préventive est la clé pour maintenir les coûts d’entretien à un faible niveau. Grâce au logiciel de gestion de maintenance, vous pouvez anticiper et valider tous les événements de maintenance préventive et programmée des installations – y compris les inspections obligatoires.

Gestion des pièces et de l’approvisionnement

La GMAO fournit un mécanisme facile à utiliser qui permet aux entreprises d’approvisionner les pièces détachées nécessaires aux dépannages et aux entretiens des équipements. En gardant le contrôle sur ces achats, les entreprises peuvent faire des économies, garantir la qualité, rationaliser les commandes et suivre les garanties.

Les modules supplémentaires indispensables aux prestataires de services

Traitement de la facturation et des paiements

Grâce aux modules financiers des GMAO, les interventions curatives, préventives, d’installation ou contractuelles peuvent être créer et envoyer directement par email au client, avec un logiciel de gestion des installations, les factures des contractants peuvent être soumises en ligne, validées par rapport aux taux contractuels et aux taxes de vente applicables, codées pour le traitement des comptes généraux et reliées à des systèmes comptables tiers. 

Gestion des devis

Toujours dans le module financier, la GMAO permet une gestion numérique des devis, ce qui permet aux Facility Managers d’envoyer facilement une proposition financière à un ou plusieurs client, de suivre l’état des devis, d’accepter et de signer rapidement les contrats.

Accès aux demandes émises par les occupants

Les logiciels de gestion des installations comprennent souvent un accès sécurisé pour les occupants des bâtiments, afin qu’ils puissent effectuer des demandes d’intervention directement sur la GMAO 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cela permet un suivi formel des demandes de service à délai critique afin de garantir une exécution rapide des travaux et une réaffectation du personnel technique, si nécessaire.

Architecture ouverte et évolutive

Enfin, les logiciels de GMAO fournis en mode cloud et SaaS fonctionnent quelle que soit la plate-forme informatique sous-jacente et peuvent facilement être adaptés aux mises à jour ou aux modifications du système à l’échelle de l’entreprise.

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